De aanvraag en toewijzing van capaciteit verloopt altijd volgens een vast stramien: aanvraag, behandeling, programmering, coördinatie en vaststelling.

Aanvraag

Voordat de aanvraag wordt ingediend stellen de vervoerders samen met ProRail de basisuurpatronen voor de dienstregeling op. De aanvraag zelf wordt voor de tweede maandag van april ingediend. In de maand december van hetzelfde jaar wordt de nieuwe jaardienstregeling van kracht.

Het is mogelijk om ook na de tweede maandag in april nog een capaciteitsaanvraag te doen. Deze aanvragen verlopen volgens dezelfde procedure, maar de doorlooptijd van de cyclus wordt korter. Vervoerders moeten er rekening mee houden dat ze dan alleen capaciteit kunnen krijgen die nog beschikbaar is.

Behandeling

Als een onderneming capaciteit aanvraagt, kijkt ProRail eerst of de aanvraag aan alle voorschriften voldoet. Zo wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of het bedrijf gerechtigd is om een aanvraag te doen en of de aanvraag voldoet aan de planningsnormen. Zo niet, dan moet de vervoerder de aanvraag herzien en opnieuw indienen.
 
Na de tweede maandag in april legt ProRail alle aanvragen voor capaciteit naast elkaar en wordt aan de hand van toetsingnormen bekeken of de aanvragen conflicteren met aanvragen van andere vervoerders. Hierbij houdt ProRail rekening met de fysieke capaciteit van het spoor en met de milieuwetgeving.

Programmering

Als de verschillende aanvragen geen conflicten opleveren dan worden ze gehonoreerd en opgenomen in de uiteindelijke dienstregeling.

Als er wel conflicten zijn, probeert ProRail ze met kleine aanpassingen te omzeilen zonder de essentie ervan teniet te doen. Zo wordt 80 tot 90 procent van de conflicten vroegtijdig opgelost. Lukt het niet om de aangevraagde capaciteit op deze manier in consensus te verdelen, dan volgt de coördinatie.

Coördinatie

In de coördinatiefase stellen de aanvragers van capaciteit zelf oplossingsvarianten op. Waar nodig overleggen zij onder regie van ProRail over de honorering ervan. Uitgangspunt daarbij is dat elke aanvrager in ten minste één variant zijn aanvraag volledig gehonoreerd ziet.

Als consensus uitblijft, legt ProRail de varianten voor aan de Geschillencommissie. Mocht ook de Geschillencommissie niet tot een eenduidig advies komen dan neemt ProRail een besluit op basis van de beslechtingsregels van de overheid.

Als ProRail tot beslechting overgaat of partijen niet echt tevreden zijn over de consensusoplossing, verklaart ProRail de betreffende infrastructuur overbelast.

ProRail maakt dan binnen zes maanden een capaciteitsanalyse, eventueel gevolgd door een capaciteitsvergrotingsplan.

Vaststelling jaardienstregeling

Na coördinatie en eventuele beslechting stelt ProRail de dienstregelingspaden en de treinvrije perioden vast. In de dienstregelingspaden staat precies waar, met welke trein en op welk tijdstip elke vervoerder gaat rijden. In de planning van treinvrije perioden staat waar de infrastructuur op een bepaald tijdstip niet of slechts gedeeltelijk beschikbaar is, bijvoorbeeld vanwege onderhoud of nieuwbouw.

De structuur van de jaardienstregeling geldt in beginsel tot het eind van het dienstregelingjaar. Capaciteitsaanvragen die na het sluiten van de aanvraagtermijn binnenkomen, kunnen alleen worden gehonoreerd als er nog capaciteit beschikbaar is.

Capaciteit voor beheeractiviteiten

Na vaststelling van de jaardienstregeling kan het nodig zijn om buitendienststellingen toe te wijzen voor werkzaamheden aan of bij de infrastructuur. De procedure daarvoor is beschreven in het document Procedure capaciteitsverdeling beheer - verkeer (pdf, versie 1.5a, 23 december 2010)