ProRail delegeert de inkoop van materialen waar mogelijk aan marktpartijen, onder het motto 'De verwerker koopt in'.

Het principe dat de verwerker van materialen ze ook zelf inkoopt werd in 1995 ingevoerd. ProRail was daarmee de eerste railinfrastructuurmanager in Europa die veel inkoop overliet aan aannemers.
Van alle spoorse bouwmaterialen en systemen is nagegaan hoe groot het financiële belang ervan is en welk het leveringsrisico het voor ProRail oplevert. Het gaat daarbij om spoorstaven of dwarsliggers maar ook om bijvoorbeeld computergestuurde treinbeveiligingssystemen. Op basis van genoemde criteria zijn deze artikelen toegewezen aan een van de kwadranten van de Portfolio Spoorbouwmaterialen (zie onderstaande model).

Materialen uit de categorieën Routine en Hefboom worden door de aannemers ingekocht. ProRail streeft ernaar om zoveel mogelijk artikelen in deze categorieën te plaatsen. Voor  deze materialen moeten leveranciersonafhankelijke specificaties (SPC) beschikbaar zijn.

Inkoopmodellen

ProRail heeft de portfolio Spoorbouwmaterialen vertaald naar drie inkoopmodellen.
Het eerste model betreft de inkoop van materialen uit categorieën Routine en Hefboom, waarbij de aannemer het materiaal koopt op basis van een specificatie en door middel van een certificaat (Q-borging) aantoont dat het voldoet aan deze specificatie.
 
Het tweede inkoopmodel betreft de Knelpuntmaterialen. Dit zijn alle materialen waarvoor geen leverancieronafhankelijke specificatie is te maken. Dat is het geval als er bijvoorbeeld sprake is van octrooien van leveranciers, als de levertijd zo lang is dat een aannemer op basis van bestekken niet tijdig kan inkopen of als inkoop door de aannemer niet past bij het instandhoudingsbeleid van ProRail. In deze situatie sluit ProRail een afroepovereenkomst af met een leverancier op basis waarvan een aannemer kan inkopen.
Het derde model geldt voor de categorie Strategie. Materialen uit deze categorie, meestal geautomatiseerde systemen, koopt ProRail zelf in.

 

Verklaring afkortingen:

Prm = projectmanager,
AKI = afdeling Aanbestedingen, Kostenmanagement & Inkoop van ProRail,
B en I = de afdeling Beheer & Instandhouding van ProRail

Bij het model voor de categorieën Routine- en Hefboom worden de materiaalspecificaties opgenomen in het bestek dat aannemers krijgen. Hoe beter aannemers inkopen, des te gunstiger hun prijs kan zijn. Met een goed inkoopbeleid verhogen zij dus hun concurrentiekracht. De aannemer die een werk gegund krijgt, vraagt een certificerende instelling om de materialen die hij wil aanschaffen te beoordelen en een certificaat te verstrekken. De directievoerder van een werk stelt de levering alleen betaalbaar als bij de levering een certificaat beschikbaar is. Deze werkwijze leidt ertoe dat de productaansprakelijkheid bij de aannemer ligt.

Certificering

Materialen die door een aannemer zijn ingekocht, kunnen alleen worden verwerkt als de aannemer via een certificaat aantoont dat ze voldoen aan de specificaties. Een certificaat is geldig wanneer het is afgegeven door een certificerende instelling (het overzicht met CI's vindt u onder Documenten en Juridische Voorwaarden) die geaccrediteerd is voor het toekennen van een EN 45013-certificaat. ProRail onderscheidt een productcertificaat en een partijkeuringscertificaat. In materiaalspecificaties staat aangegeven welk certificaat wordt verlangd.

Hoe een certificerende instantie een materiaal in algemene zin moet keuren, staat beschreven in het 'Kwaliteitshandboek Railinfraproducten'. Specifieke keuringseisen staan in de specificatie van het materiaal. Het Kwaliteitshandboek Railinfraproducten en de algemene inkoopvoorwaarden van ProRail vindt u onder Documenten en Juridische Voorwaarden.
Meer algemene informatie over inkoop kunt u krijgen via ProRail Aanbesteding, Kosten en Inkoop.