Een treinvrije periode, hoe bereid je die voor?

Om op een veilige manier aan het spoor te werken plant ProRail zogenoemde treinvrije periodes. Dat zijn reserveringen in tijd en ruimte op het spoor. Eind juni heeft project PHS Nijmegen een treinvrije periode (TVP). Maar voor het zover is, moet er veel voorbereid worden. Bouwmanager Maarten Teunissen en technisch manager Ramon Smits vertellen hoe de voorbereiding van zo’n TVP gaat.

ProRail kijkt zeven jaar vooruit bij het plannen van treinvrije periodes en doet dat in een masterplan. Dan start het overleg met alle betrokken partijen om tot een stabiele planning te komen. “Een complexe puzzel”, vertelt Maarten. “We kijken bijvoorbeeld of we werk kunnen combineren om hinder voor reizigers te beperken. Twee jaar voor uitvoering moet dit proces klaar zijn en wordt de TVP definitief.”

Treinvrije periodes gaan mee als voorwaarde in het contract dat de markt opgaat vóór uitvoering van het werk. Ramon: “Op dat moment, de zogenoemde tenderfase, kijken we als Dura Vermeer of het werk past in onze planning. Hebben we niet nog ander werk in dezelfde treinvrije periodes? Kunnen we het werk dan wel uitvoeren met de mensen en middelen? Pas als je dat weet kun je inschrijven op een aanbesteding.”  

Toetsen

“Is het project aan Dura Vermeer gegund, dan stellen we een realisatieteam samen. Het eerste dat zij toetsen, is of het TVP-kader past op het werk dat we moeten uitvoeren. Welk gebied is buiten dienst en tot waar kan de bovenleiding spanningsloos gesteld worden? Een bovenleiding kan namelijk doorlopen tot een stuk spoor dat niet buiten dienst is. En je mag een bovenleiding niet spanningsloos nemen als het spoor eronder niet buiten dienst is. Dan kan een trein niet rijden op dat stuk”, geeft Ramon aan. “Past het werk niet in het kader, dan moet er uitbreiding worden gevraagd.”

“Samen moeten we ervoor zorgen dat de randvoorwaarden voldoen om het werk goed en veilig uit te voeren”, vult Maarten aan. “Primair ligt die rol bij de aannemer, maar je kijkt als bouwmanager mee en helpt knelpunten op te lossen. Bijvoorbeeld wanneer een uitbreiding nodig is. Of wanneer door omstandigheden een TVP helemaal moet schuiven naar een andere periode. Op je laptop is dit een balkje in de planning verzetten. In de praktijk betekent dit veel meer. Naast gevolgen voor je eigen project heeft het ook gevolgen voor andere projecten en vervoerders in het hele land. Als je ergens gaat bewegen moet alles meebewegen. Dus geven we in gesprekken aan wat er mogelijk is.”

Disciplines en details

Ramon: “In dit project werken we met veel disciplines samen: baan, bovenleiding, treinbeveiliging, kabels en leidingen, perronkappen en civiel. We hebben een voorbereidingsteam waarin alle disciplines vertegenwoordigd zijn. Iedere discipline maakt binnen de gestelde kaders een plan voor benodigde tijd, machines, materialen en mensen voor de TVP. Vervolgens stemmen we dat met elkaar af.”

“Er zit altijd een volgordelijkheid in het werk. Wel moet je het werk goed op elkaar afstemmen en kijken waar dingen efficiënter kunnen. Die planningsoverleggen starten mimimaal 26 weken voor start van de TVP en gaan van grof naar fijn. Hoe dichter op de TVP, hoe meer in detail. En de details, daar gaat het om. Heb je die niet goed, dan kom je die tegen in de uitvoering. Ze kunnen je werk maken of breken.”

Afstemming

Maarten: “Een TVP moet je goed afstemmen met de buitenwereld. Zodat die op de hoogte is en niet verrast wordt. Denk aan het aanvragen van vergunningen, afstemming met projecten in de omgeving, het informeren van hulpdiensten, omwonenden, bedrijven, reizigers, enzovoorts. Wanneer je een traject buiten dienst hebt, liften er vaak andere projecten of onderhoudsaannemers mee om werkzaamheden te doen. Goede afstemming met die partijen is noodzakelijk. Meelifters zitten ook aan tafel bij de draaiboekbesprekingen die we voorafgaand aan de TVP hebben.”

“Daarnaast moet je altijd verder kijken dan je eigen werkgebied. In ons project komt het grootste deel van de machines en materialen via het spoor. Zo beperken we transport door het centrum. Een check op beperkingen op de routes van de werktreinen is belangrijk. Je wilt je materieel en materiaal wel op het werk hebben tijdens je TVP.” Ramon: “Na de laatste draaiboekbespreking, meestal twee weken voor de TVP, wordt het draaiboek definitief gemaakt. Dan moeten we zorgen dat alle uitvoerders die werken in de TVP de inhoud van het draaiboek kennen. Dat doen we een week vooraf met een instructie.”

Treinvrije periode

Alles is vooraf tot in detail gepland en er is een eenduidig beeld hoe het werk moet lopen. Mensen en machines staan paraat om in een doorlopend 24-uurs proces aan de slag te gaan. De TVP kan starten. Maarten: “Je wilt dat alles volgens plan verloopt, terwijl je weet dat dit niet altijd zo gaat. Ziekte onder personeel, een machine met storing, of vondsten in de bodem kunnen zorgen dat je moet afwijken van je plan. Een ding weet je zeker, de treinen moeten op de afgesproken tijd weer kunnen rijden. Daarom blijf je tijdens de TVP de voortgang planmatig volgen.”

Ramon vult aan: “We plannen vaste momenten in de diensten waar we kijken naar de stand van zaken. We kijken ook naar waar we moeten bijsturen.” Maarten: “We zijn alert zijn op de kleine signalen en proberen dingen klein te houden. En willen zoveel mogelijk binnen het afgesproken tijdpad blijven.” Beiden zijn het eens over wanneer een TVP geslaagd is. Dat het spoor volgens plan op tijd in dienst is, zónder ongevallen op het werk.

Mensenwerk

Een treinvrije periode voorbereiden en uitvoeren vergt goede samenwerking, het is mensenwerk en staat of valt met goed samenwerken. “Er komt een energie en daadkracht op gang die maakt dat je een project succesvol kunt doen”, geeft Maarten aan. “Ik ben trots dat ik hier onderdeel van mag zijn.”