Privacystatement van ProRail

Zo gaan wij om met uw privacy

ProRail vindt uw privacy belangrijk. Daarom doen we er alles aan om de persoonlijke informatie die u met ons deelt zo goed mogelijk te beschermen. Hoe wij dat doen, leest u hieronder in ons privacystatement.

Deze gegevens kunnen wij van u verzamelen en verwerken

Wij willen u zo goed mogelijk helpen. En om dat te kunnen doen, hebben we persoonsgegevens van u nodig. Dat zijn gegevens die iets over u vertellen. Ook kunnen ze gebruikt worden om u als individu te identificeren. Welke gegevens wij precies van u opslaan en gebruiken, hangt af van uw contact met ons. Misschien bent u opdrachtgever, leverancier, contactpersoon of samenwerkingspartner. Of bezoekt u alleen even onze website. Afhankelijk van de situatie kunnen we de volgende gegevens van u verwerken:

  • Contactinformatie. Zoals uw naam, e-mail, adres en telefoonnummer.
  • Apparaatgegevens. Zoals het IP-adres van uw smartphone, I-pad of computer.
  • Ideeën en voorkeuren die u met ons deelt. Bijvoorbeeld als u een enquête van ons invult, of op een andere manier contact met ons opneemt.    
  • Camerabeelden, gemaakt op stations, of op en rond het spoor. Of in of rond gebouwen van ProRail.
  • Geluidsopnamen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan opnames van telefoongesprekken met onze klantenservice. Of op verkeersleidingsposten.
  • Medische gegevens, als er sprake is van letselschade door een ongeluk.

Daarbij zijn een paar dingen belangrijk om te weten:

  • Soms voegen wij de gegevens die we verzamelen samen met informatie van andere ProRail-diensten, of van andere partijen. Dit doen we alleen als het noodzakelijk is om onze taken goed uit te kunnen voeren. Of om onze dienstverlening te verbeteren. Hierbij houden wij ons aan de regels van dit privacystatement en de wetten die hiervoor gelden.
  • We verwerken geen ‘bijzondere persoonsgegevens’: gevoelige gegevens over bijvoorbeeld uw godsdienst, ras of gezondheid. Behalve als u daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Of als het noodzakelijk is voor het nakomen van een wettelijke verplichting, of het uitoefenen of onderbouwen van een juridische procedure. En in noodsituaties of levensbedreigende situaties.

Waar wij uw gegevens voor gebruiken

Wij gebruiken uw persoonsgegevens onder andere om:

  • Met u te communiceren. Of u nu burger, contactpersoon, opdrachtgever, samenwerkingspartner of leverancier bent.
  • Diensten en (informatie)producten te leveren en optimaliseren. Zoals bijvoorbeeld onze website.
  • U verder te helpen bij vragen of klachten over bepaalde producten of diensten.
  • Onze producten en diensten voor u te personaliseren.
  • Onze dienstverlening nog beter af te stemmen op uw wensen en behoeften.
  • Onze processen te analyseren en optimaliseren. 
  • Voor andere ‘gerechtvaardigde belangen’ van ProRail, zoals het beveiligen van systemen en eigendommen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan cameratoezicht. 
  • Voor werving- en selectiedoeleinden. Daaronder valt ook het verbeteren van ons selectieproces. Solliciteert u bij ons, dan komen uw gegevens (zoals uw CV, sollicitatiebrief en uitslag van het e-assessment) terecht in onze database voor werving en selectie.

Gebruiken we uw persoonlijke informatie voor doelen die niet in het rijtje hierboven genoemd staan? Dan melden we dat. U kunt dan altijd vooraf aangeven of u hier bezwaar tegen heeft.

Voorop staat: wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om

Hierop kunt u vertrouwen:

  • We nemen beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om te zorgen dat uw gegevens niet in de verkeerde handen kunnen komen.
  • We slaan uw gegevens alleen op in onze eigen beveiligde systemen. Die worden goed beschermd en regelmatig gecontroleerd.
  • We verwerken uw persoonlijke informatie alleen voor de doelen waarvoor ze zijn verkregen. Daarbij houden we ons altijd aan de regels van dit privacystatement.
  • We bewaren uw gegevens zolang deze nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn opgeslagen. Niet langer. En waar dat mogelijk is, geven we steeds aan hoe lang bepaalde gegevens precies bewaard worden.  
  • We controleren en beoordelen de manier waarop wij gegevens verwerken regelmatig. Zo zorgen we ervoor dat we persoonsgegevens alleen verwerken om onze dienstverlening goed uit te voeren en te verbeteren.
  • We zorgen dat alle gegevens die wij van u verwerken correct, volledig en actueel zijn. Maar u moet wél zelf uw persoonlijke informatie up-to-date houden. En het bijvoorbeeld aan ons doorgeven als u verhuist.

Wij delen uw gegevens alleen met anderen in specifieke gevallen

We geven uw gegevens in principe niet zonder uw toestemming door aan andere partijen. Behalve als dit écht nodig is voor onze dienstverlening. En bijvoorbeeld ook als dat volgens de wet moet. Soms delen we uw persoonlijke informatie wel met collega’s binnen ProRail, als dat nodig is om u zo goed mogelijk te kunnen helpen. In de volgende gevallen kunnen wij uw gegevens doorsturen aan andere organisaties of mensen:

  • U heeft toestemming gegeven om de informatie te delen. Goed om te weten: u kunt uw toestemming op ieder moment weer intrekken.
  • U heeft bij ons een dienst of product aangevraagd. En om aan u te kunnen leveren, moeten wij uw persoonsgegevens soms doorgeven aan bedrijven die voor ons diensten leveren. Deze bedrijven krijgen van ons alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn om dit te kunnen doen. Ze mogen uw gegevens niet voor een ander doel gebruiken.
  • Als wij organisaties of mensen de opdracht geven om voor ons (volgens onze regels) bepaalde taken uit te voeren die ProRail ook zelf kan doen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het bemannen van de receptie. Of het beveiligen van onze panden, of onderhoud aan het spoor.
  • Soms zijn wij wettelijk verplicht om uw gegevens met andere partijen te delen. Of schrijven onze Algemene Voorwaarden dit voor.
  • In noodsituaties gebruiken we persoonsgegevens zonder toestemming vooraf. Bijvoorbeeld als rechten of vrijheden van mensen moeten worden beschermd. Of als iemands veiligheid (of de veiligheid van diensten van ProRail) in gevaar is.

Het gaat om uw gegevens, dus heeft u zelf ook rechten

Zo mag u bij ProRail altijd een verzoek doen om uw eigen gegevens in te zien, aan te passen of te (laten) verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens, of vragen om het verwerken van uw gegevens te beperken. In bepaalde gevallen hoeft ProRail hier niet aan mee te werken. Bijvoorbeeld bij juridische procedures.

Zo zit het bij ons met cameratoezicht

Wij zetten op verschillende plekken cameratoezicht in: op stations, op en langs het spoor, op bouwplaatsen, en in en rond gebouwen van ProRail. Dat doen we voor uw (én onze) veiligheid. En bijvoorbeeld ook om een opsporingsproces te kunnen versnellen. Of om hulpverleners zo goed mogelijk te kunnen helpen als er een ongeluk gebeurt. En om bezoekersstromen te meten, onze bereikbaarheid te bevorderen, onze eigen bedrijfsprocessen optimaal in te richten, en onze stations zo goed mogelijk te kunnen beheren.

Overal waar onze camera’s zijn geplaatst, is dat met borden aangegeven. De camerabeelden worden alleen bekeken door mensen die een geheimhoudingsplicht hebben. De beelden worden na 28 dagen verwijderd. Behalve als er goede redenen zijn om de beelden langer te bewaren, bijvoorbeeld voor een politieonderzoek. En vindt er een incident plaats? Dan kunnen we de beelden delen met andere partijen zoals opsporingsinstanties of slachtoffers.

Wij maken gebruik van cookies. En slaan ‘loginformatie’ op

Bezoekt u een website van ProRail, dan plaatsen we cookies op uw computer, telefoon of tablet. Hiermee kunnen we de voorkeuren en gewoontes van onze bezoekers leren kennen. Bijvoorbeeld de manier waarop mensen zoeken. Of hoe ze ons hebben gevonden. Die informatie helpt ons weer om onze dienstverlening te verbeteren. Lees meer in ons cookiebeleid.

Daarnaast slaan onze servers automatisch ‘loginformatie’ op, als u ons online bezoekt. Dat is de informatie die uw browser verzendt als u een website bezoekt. Het gaat daarbij onder andere om informatie als uw IP-adres, uw webbezoek, het type browser, browsertaal, en de datum en tijd van uw bezoek. En ook: de cookies die u als bezoeker kunnen identificeren. 

Als er iets verandert, dan laten we dat weten

Verandert er iets aan ons privacybeleid? Dan zetten we dat hier neer. En gaat het om grotere of belangrijke wijzigingen, dan laten we u dit per e-mail weten (als wij uw e-mailadres hebben). Of via de website ProRail.nl

Hier kunt u terecht bij vragen, opmerkingen of klachten

Heeft u na het lezen nog opmerkingen of vragen? Heeft u een klacht? Wilt u uw persoonsgegevens inzien, aanpassen of verwijderen? Of bezwaar maken tegen het verwerken van uw gegevens? Neem dan gerust contact op met onze functionaris gegevensbescherming.

Via de mail: privacyfg@prorail.nl. Of per post: ProRail, t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming, Postbus 2038, 3500 GA Utrecht.

Treft u bestanden aan die volgens u niet toegankelijk zouden mogen zijn? Geef dit dan zo snel mogelijk aan ons door, zodat wij dit op kunnen lossen. U kunt dit melden via: datalek@prorail.nl. Via dit e-mailadres kunt u ook andere vragen stellen over de beveiliging van persoonsgegevens binnen onze systemen (zoals op prorail.nl).

Tot slot: als u niet tevreden bent over de manier waarop wij met uw klachten omgaan, dan kunt u dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.