Onze organisatie : Integriteit, risico­management en compliance

Over integriteit

Bij ProRail vinden we integriteit belangrijk. Wat betekent dit concreet? In onderstaande korte film zie je negen ProRailers met verschillende functies uit de hele organisatie. Zij vertellen over hun eigen dilemma's en praktijksituaties en hoe we als ProRail invulling geven aan het begrip integriteit. Heb jij ook een vraag of opmerking over integriteit? Neem contact op via irc@prorail.nl.

Sociaal veilig

Bij ProRail hechten we groot belang aan een sociaal veilig werkklimaat. Een klimaat waarin medewerkers hun mening mogen geven en we fouten met elkaar bespreken om ervan te leren. Wij geloven dat we als organisatie alleen goed kunnen presteren als we respectvol samenwerken. En daarvoor is het belangrijk dat we open zijn, leren van fouten en vertrouwen hebben in elkaar.

Integriteit en compliance

De gedragscode is in beheer bij de afdeling Integriteit, Risicomanagement en Compliance (IRC) van ProRail. Deze afdeling behandelt ook alle signalen en meldingen over schending van regelgeving en niet-integere situaties. Daarnaast bevordert IRC gesprekken over dilemma’s om ongewenste situaties te helpen voorkomen. Het is mogelijk om een 'melding vermoede misstand' te doen bij IRC of een melding volgens een nieuwe laagdrempelige procedure waarvan sinds 2019 veel gebruik wordt gemaakt.

Signalen en meldingen

Zowel ProRail-medewerkers als mensen buiten ProRail kunnen een signaal afgeven of een melding doen bij de afdeling IRC. Heb jij een vermoeden van niet-integer gedrag? Zie je een overtreding van wet- en regelgeving of van de gedragscode? Constateer je een schending van afspraken? Of meen je dat iets niet helemaal in de haak is? Meld het of geef een signaal af bij de Afdeling IRC. Je kunt ook direct contact opnemen met onze Corporate Compliance Officer Diederick Slijkerman.

ProRail gaat vertrouwelijk met signalen en meldingen om. We beschouwen elk signaal en elke melding als een kans om er als organisatie van te leren. ProRail staat daarom positief tegenover signalen en meldingen.

Risicomanagement 

Risicomanagement is belangrijk voor ProRail omdat het de kans op verrassingen en incidenten vermindert. Ook draagt goed risicomanagement bij aan het realiseren van de doelstellingen van ProRail. De afdeling IRC heeft beleid en hulpmiddelen ontwikkeld voor uniform risicomanagement, zoals een risicomatrix.

Het risicomanagementbeleid bevat de uitgangspunten en randvoorwaarden voor risicomanagement. De matrix drukt risico’s uit in kleuren op basis van kans en gevolg en maakt zo verschillende risico’s -bijvoorbeeld risico’s met betrekking tot projecten, verkeerleiding en capaciteitsplanning- vergelijkbaar.

Daarnaast adviseert IRC over toepassing van het risicomanagementproces en verzorgt de afdeling risicosessies en trainingen.

Analyse

Bovendien analyseert de afdeling IRC de belangrijkste risico's bij ProRail: de corporate risicomanagement-rapportage. Op basis van rapportages blijven zowel de raad van bestuur als de raad van commissarissen geïnformeerd en kunnen zij sturen waar nodig.

Zoals in het risicomanagementbeleid staat beschreven, hanteert ProRail voor het risicomanagement de COSO/ERM-systematiek. IRC is de namens de raad van bestuur verantwoordelijk voor het monitoren van maatregelen om kans op en impact van risico’s te verkleinen en na te gaan of er voldoende sturing is. IRC is de bewaker van het risicomanagement bij ProRail.

We vinden het belangrijk dat het risicomanagementbeleid en de matrix ook toegankelijk zijn voor partijen buiten ProRail. Zodat ook zij er gebruik van kunnen maken en een dialoog erover mogelijk wordt. Signaleer je een risico of maak jij je zorgen? Neem dan contact op met de afdeling IRC.

Privacy

Bij ProRail vinden we privacy belangrijk en gaan we zorgvuldig om met de persoonsgegevens van onze eigen medewerkers én met die van anderen. Dat doen we op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet Politiegegevens (WPG). Hoe we omgaan met persoonsgegevens lees je in ons privacy statement.